Há dois anos demos o maior salto na História na forma como trabalhamos. Se não fosse a pandemia, o trabalho remoto iria ainda encontrar largos anos de resistência pela frente por parte das empresas. Os gestores, anteriormente reticentes em adotar esta nova forma de trabalhar, foram surpreendidos com o aumento de produtividade. A tecnologia evoluiu de forma exponencial e criou as pontes para que continuássemos a trabalhar a partir das nossas casas. Pouco a pouco fomos eliminando os argumentos que não permitiam que o trabalho fosse feito em qualquer altura, em qualquer lugar.
A contribuir também para a adoção do trabalho remoto e híbrido por parte das empresas está a escassez de talento mundial, que leva as empresas a procurarem ser mais competitivas e a repensarem os escritórios e os modelos de trabalho.
Segundo o estudo The Future of Work: Productive Anywhere da Accenture, dos quase 10 mil entrevistados de 11 países e de diferentes setores, 83% quer trabalhar num modelo híbrido no futuro. O estudo evidencia ainda que quem trabalhou num modelo híbrido durante a pandemia foi menos propenso ao burnout face aos que trabalharam exclusivamente em regime remoto ou presencial.
Se o trabalho híbrido é o futuro, as reuniões híbridas também o são. E se acha que as reuniões híbridas não têm ciência nenhuma, desengane-se. Antes da pandemia, as pessoas que assistiam remotamente a reuniões híbridas muitas vezes sentiam-se excluídas, com dificuldade em intervir, em ouvir quem estava mais longe do microfone e a tentar adivinhar o que estava a ser escrito no quadro ou no flip-chart. Agora é a altura de repensarmos a forma como fazemos reuniões, reconhecermos os desafios das reuniões híbridas e adotarmos as melhores práticas.
1. COMECE PELA BASE
Em primeiro lugar uma boa reunião híbrida deve ser uma boa reunião. Parece óbvio, não é? Mas quantas das reuniões do seu dia têm de facto uma agenda definida? E quantas foram as reuniões em que sentiu que não deveria ter sido convocado? E quantas reuniões poderiam ter sido apenas um e-mail?
Um estudo da Universidade da Carolina do Norte revelou que 65% dos managers entrevistados sentem que as reuniões os impedem de trabalhar e 71% sentem que as reuniões são ineficientes e pouco produtivas.
O que faz então uma boa reunião?
• Ter um objetivo claro;
• Todos os participantes devem ter igual oportunidade de participar;
• Criar um espaço seguro para a troca de ideias divergentes;
• Começar e terminar dentro do tempo estipulado;
• Convocar as pessoas certas;
• Encerrar com decisões tomadas e/ou planos de ação;
2. DÊ PRIMAZIA A QUEM ASSISTE REMOTAMENTE NA ALTURA DE RECOLHER OPINIÕES
Cada pessoa tem de sentir que tem igual oportunidade de participar na discussão e contribuir com ideias, mas sabemos que quem não está fisicamente na sala tende a sentir-se de parte e negligenciado. Sempre que houver um debate, comece pelos colaboradores remotos de forma a anular a distância. Outra boa prática é assignar alguém responsável por ver o chat ou por ver quem “levanta a mão” na plataforma (Microsoft Teams, Zoom, etc).
3. INVISTA EM CRIAR O MELHOR ECOSSISTEMA DE REUNIÃO POSSÍVEL
Precisamos de reinventar as salas de reuniões para criar um ambiente colaborativo híbrido. Nada pode falhar: som, imagem e conectividade têm de ser perfeitos para uma boa experiência. Além disso, toda a tecnologia tem de ser simples de usar. A realidade é que não vamos ter um técnico de IT sempre que precisarmos de dar início a uma reunião e não podemos despender de 15 minutos para descobrir qual é o cabo certo ou perceber porque é que o sistema de som não está a funcionar. Este tempo é demasiado precioso para a organização, por isso usabilidade é a regra de ouro.
Vídeo: Em primeiro lugar, convide todos a ligarem as suas câmaras – humaniza a experiência e permite ler as expressões faciais, uma parte tão importante da comunicação.
Instale um ecrã ou projetor na sala para que se consiga ver todos os participantes remotos. Para terem uma experiência mais realista da reunião, os participantes remotos querem ter uma visão geral da sala.
Opte por uma câmara de conferência, como a Logitech Rally, que se move automaticamente ajustando o zoom quando necessário para garantir que todos os participantes estão visíveis.
Áudio: Escolha um bom sistema de som que faça sobressair a voz e que elimine o ruído de fundo. Opte por uma solução wireless (ex: Jabra SPEAK) para permitir mobilidade caso seja necessário aproximar o microfone de quem está a intervir para garantir que toda a audiência acompanha.
Pode optar por uma solução integrada de videoconferência, tudo vai depender do seu budget e da tecnologia e hardware que eventualmente já dispõe.
Sensibilize os participantes para as boas práticas na utilização da tecnologia:
• Não virar as costas à câmara;
• Falar de forma clara e direcionada para o microfone;
• Não ligar o microfone se estiver na sala, caso contrário vai fazer feedback;
4. GARANTA A CONECTIVIDADE MÁXIMA
É importante garantir que a chamada tem a máxima qualidade tanto na sala de reuniões como para os colaboradores que estão remotos. Toda a reunião terá tanta qualidade quanto a qualidade da pior ligação. Quantas vezes um colaborador com má ligação à internet não está a ouvir a reunião “aos cortes” e a tentar adivinhar o que se disse para não pedir para repetir a cada 2 minutos? Já lhe aconteceu ter de fazer hotspot com o telemóvel para concluir uma reunião importante? E quantas vezes se interrompe uma reunião para repetir uma frase por má conectividade? Tudo isto consome tempo. E tempo é dinheiro, verdade? Considere comparticipar as despesas de telecomunicações dos colaboradores para que façam um upgrade e aumentem a banda larga dos escritórios nas suas casas.
5. FOCO NA EXPERIÊNCIA
A maioria das pessoas estão desconectadas durante as reuniões remotas. De acordo com um estudo citado na Harvard Business Review durante estas reuniões as pessoas estão a fazer multitasking: a ver emails (63%); a trabalhar noutros temas (65%); a enviar mensagens (44%); a navegar nas redes sociais (43%); a jogar (25%) ou a fazer compras online (21%). Para criar engagement na reunião, garanta que todos têm a mesma experiência e crie momentos de interação digitais em detrimento dos tradicionais. Os típicos elementos físicos que estávamos habituados a usar nas reuniões, acabam por excluir os colaboradores remotos e não contribuem para uma experiência positiva de reunião híbrida. Temos de esquecer os velhos hábitos e repensar na nova forma de fazer reuniões.
Os post its podem ser substituídos por plataformas de colaboração como a Miro ou a Mural, as votações de mão no ar podem ser substituídas por soluções como Slido ou Polleverywhere, o baralho de cartas de SCRUM pode ser substituído pelo Planning Poker Online, e assim sucessivamente.
6. COFFEE BREAK HÍBRIDO – INCLUSÃO DE CONVERSA
Uma das grandes vantagens de se ir ao escritório é o convívio entre colegas. Por vezes, antes das reuniões, há umapausa para café e um momento informal de socialização que aproxima as pessoas e quebra o gelo antes de uma reunião. Para incluir os colaboradores remotos neste momento de convívio, experimente iniciar a ligação mais cedo e quem puder junta-se também a tomar café e a participar na conversa. Caso a reunião tenha coffee-break (catering), deve-se garantir que um pequeno lanche também é enviado para casa dos colaboradores remotos. Dessa forma garantimos a inclusão de todos.
7. TRAGA INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL PARA AS SUAS REUNIÕES
Com o trabalho remoto não poupámos apenas as deslocações para o trabalho, mas também as deslocações entre reuniões. Saltamos de reunião em reunião e quando damos por isso passámos o dia sentados em frente ao ecrã num rol de reuniões sem fim. Muita informação acaba por não ficar retida e as reuniões perdem a sua eficácia. Para responder a este problema têm nascido algumas soluções de Inteligência artificial que melhoram a eficiência das reuniões remotas em 25%.
A Sembly apresenta-se como um assistente de reunião pessoal inteligente que transcreve a reunião, registando quem disse o quê, através do reconhecimento de voz e destaca os tópicos importantes da reunião através de uma análise de sentimento. A ideia é posteriormente conseguirmos pesquisar e partilhar facilmente pontos importantes em todas as chamadas.
Se conduzirmos as reuniões híbridas da mesma forma que conduzíamos as reuniões remotas – com cada pessoa a olhar para o seu portátil em vez de olharem nos olhos das pessoas que estão à sua frente -, então problemas como a fadiga de ecrã vão persistir e as pessoas vão sentir que mais valia terem ficado em casa. Temos de garantir que agora fazemos diferente, melhor.
Filipa Dantas
Marketing & Communications Manager, Mind Source